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Auszug - Bericht vom 02.02.2011 über die Prüfung im Bereich Finanzen, Abteilung Zahlungsabwicklung. hier: Unvermutete Prüfung  

des Rechnungsprüfungsausschusses
TOP: Ö 3
Gremium: Rechnungsprüfungsausschuss Beschlussart: zur Kenntnis genommen
Datum: Do, 24.03.2011 Status: öffentlich/nichtöffentlich
Zeit: 16:00 - 16:40 Anlass: Sitzung
Raum: kleiner Sitzungssaal (Raum 214)
Ort: Rathaus Herne
2011/0146 Bericht vom 02.02.2011 über die Prüfung im Bereich Finanzen, Abteilung Zahlungsabwicklung.
hier: Unvermutete Prüfung
   
 
Status:öffentlichVorlage-Art:öffentliche Beschlussvorlage
Verfasser:Frau Drucks -2618-
Federführend:FB 14 - Rechnungsprüfung Bearbeiter/-in: Kämper, Heike
 
Beschluss

Frau Drucks teilt mit, dass erstmals seit Einführung des Programms SAP überwiegend positive Feststellungen getroffen werden konnten

Frau Drucks teilt mit, dass mit diesem ersten Bericht nach einem mehrjährigen Zeitraum erstmals seit dem Systemwechsel überwiegend positive Feststellungen getroffen werden konnten. Dennoch zeigten sich die verfahrenstechnischen Probleme des Altverfahrens zurzeit noch bei der Prüfung des Jahresabschlusses 2009. Zum aktuellen Sachstand stellt sie fest, dass mit regelmäßigen Mahnläufen und der zeitnahen Bearbeitung von ungeklärten Zahlungseingängen, Vollstreckungsaufträgen sowie ein- und ausgehenden Amtshilfefällen die Voraussetzungen für ordnungsgemäße Abläufe vorlägen. Frau Drucks betont, dass weitere angelaufene Prozesse für Strategie und Struktur in der Zahlungsabwicklung nicht durch kurzfristigen Personalabbau gestoppt werden dürften.

 

Weiterhin verweist Frau Drucks auf die Seiten 8 und 9 des Berichtes. Die dort beschriebene Schnittstellenproblematik aus dem Vorverfahren für übrige wiederkehrende Einnahmen bestehe nur noch bei vorhandenen Forderungen; bei Neufällen tauche sie nicht mehr auf. Es sei beabsichtigt, die Fachverfahren über die im Bericht genannte Standardschnittstelle anzubinden.

 

Anschließend geht Frau Drucks auf das Interne Kontrollsystem ein. Nach der ersten Sitzung der interkommunalen Arbeitsgruppe seien verwertbare Ansätze erst nach längeren Zeiträumen zu erwarten. Aus Sicht der Rechnungsprüfung sei das Projekt für Herne jedoch parallel zu den Ergebnissen der Arbeitsgruppe gemeinsam von Zahlungsabwicklung, Finanzsteuerung und dem Fachbereich für Personal und Zentralen Service zu entwickeln. Darüber hinaus würden im Zusammenhang mit der Aktualisierung und Ergänzung der Geschäftsanweisung für die Finanzbuchhaltung der Stadt Herne alle noch ausstehenden Arbeits- und Dienstanweisungen eingefordert.

 

Ohne weitere Aussprache nimmt der Ausschuss den Bericht zur Kenntnis.