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Auszug - Bericht vom 20.09.2012 über die Prüfung im Bereich Finanzen, Abteilung Zahlungsabwicklung hier: Unvermutete Prüfung  

des Rechnungsprüfungsausschusses
TOP: Ö 3
Gremium: Rechnungsprüfungsausschuss Beschlussart: zur Kenntnis genommen
Datum: Di, 20.11.2012 Status: öffentlich/nichtöffentlich
Zeit: 14:30 - 14:50 Anlass: Sitzung
Raum: kleiner Sitzungssaal (Raum 214)
Ort: Rathaus Herne
2012/0693 Bericht vom 20.09.2012 über die Prüfung im Bereich Finanzen, Abteilung Zahlungsabwicklung
hier: Unvermutete Prüfung
   
 
Status:öffentlichVorlage-Art:öffentliche Beschlussvorlage
Verfasser:Frau Drucks -2618-
Federführend:FB 14 - Rechnungsprüfung Bearbeiter/-in: Kämper, Heike
 
Beschluss

Frau Drucks berichtet über den aktuellen Sachstand:

Frau Drucks berichtet über den aktuellen Sachstand zu einzelnen Themen der Prüfung:

 

·         Die Dienstanweisungen zum Einsatz der Informationstechnologien und zum Einsatz finanzbuchungsrelevanter Software seien am 01.10. bzw. 01.11.2012 in Kraft getreten.

·         Eine Neufassung der Geschäftsanweisung für die Finanzbuchhaltung (GA Fibu) solle nach einem inhaltlichen Abgleich im 1. Quartal 2013 bekannt gegeben werden.

·         Die Projektarbeit mit dem Thema „Erhöhung der Buchungsqualität durch Optimierung der Organisation des Rechnungswesens in den Fachbereichen“ sei bis jetzt durchweg positiv aufgenommen worden. Neben den verfahrentechnischen Bedingungen werde die Umsetzung organisatorischer Veränderungen zur Konstruktion der evtl. neuen zentralen und dezentralen Prozesse behandelt. Gespräche unter Beteiligung der Fachbereichsleitung hätten bisher in sieben Fachbereichen stattgefunden. Es sei absehbar, dass die Projektarbeit andauern werde, weil sie parallel zu den Arbeitsabläufen bewältigt werden müsse. Zudem ergäbe sich aus dem Projektfortschritt laufend Entwicklungs- und Klärungsbedarf.

·         Im Bereich der Werteverwaltung würden künftig jährlich Abgleiche vorgenommen. Die Vordrucke für Einlieferungs- und Auslieferungsanordnungen würden den unter A1 im Bericht genannten Bedingungen angepasst. Die neuen Festlegungen würden in die Anlage 7 der GA Fibu aufgenommen.

·         Die Arbeitsrückstände im Bereich des Archivs seien aufgearbeitet. Eine Änderung der Arbeitsanweisung solle zum Jahresende erfolgt sein.

 

Abschließend teilt Frau Drucks zum Thema zentrale und aktuelle Verfahrensdokumentation mit, dass zurzeit noch die fortgeschriebenen Fachkonzepte in einem Verfahrensordner gesammelt würden. Wenn die Sammlung komplett sei und die technischen Voraussetzungen vorliegen würden, sei geplant, die. Übertragung in eine Lotus Notes Datenbank vorzunehmen.

 

Zu Seite 17:

Frau Drucks erläutert auf Anfrage von Herrn BM Bontempi detailliert die Behandlung von befristeten und unbefristeten Niederschlagungen sowie die Verjährung der betroffenen Forderungen.

 

Zu Seite 23:

Herr SV Schubeus merkt die Wichtigkeit von Forderungsmanagement an.

 

Abschließend nimmt der Ausschuss den Bericht zur Kenntnis.