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Auszug - Anfrage: Telearbeit während der Corona-Pandemie  

des Rates der Stadt (Delegierung auf den Haupt- und Personalausschuss)
TOP: Ö 29.1
Gremium: Rat der Stadt Beschlussart: zur Kenntnis genommen
Datum: Di, 27.04.2021 Status: öffentlich/nichtöffentlich
Zeit: 16:00 - 17:45 Anlass: Sitzung
Raum: großer Sitzungssaal (Raum 312)
Ort: Rathaus Herne
2021/0407 Anfrage: Telearbeit während der Corona-Pandemie
   
 
Status:öffentlichVorlage-Art:Anfrage_Formular
Verfasser:SVO Wind, Lars
Federführend:Bereich 10 - Büro Oberbürgermeister Bearbeiter/-in: Gresch, Norbert
 
Beschluss


Sachverhalt:
 

Firmen und Unternehmen werden von der Wissenschaft und auch aus Kreisen der Bundes- sowie Landesregierung aufgefordert, den Schutz der eigenen Beschäftigten durch ein weitgehendes Angebot an Telearbeit, durch Vermeidung von Präsenzbesprechungen und überall dort, wo dieses nicht möglich ist zumindest Masken und Selbsttests anzubieten. Leider werden diese Anforderungen nicht überall umgesetzt

 

Wir bitten um Information darüber, wie die zum Schutz der städtischen Mitarbeiter/innen sowie die der Stadttöchter wie Entsorgung Herne, Stadtwerke oder Stadtsparkasse umgesetzt werden

 

  1.                                         

Konnte für alle Mitarbeiter/innen, die keinen unmittelbaren zwingend notwendigen Kundenkontakt haben, ein Telearbeitsangebot gemacht werden?

 

2.

In welchem Umfang wird dieses Angebot angenommen?

 

3.

Gibt es Regelungen darüber, dass interne Besprechungen möglichst Online und nicht mehr in Präsenz durchgeführt werden? Wenn ja, wie sehen diese aus und in welchem Umfang wird davon Gebrauch gemacht?

 

4.

Steht die jeweilige Behörden- bzw. Firmenleitung in einem regelmäßigen Austausch zu den Maßnahmen mit der jeweiligen Personalvertretung und den für den Arbeitsschutz zuständigen Bereichen? Wurden und werden von diesen Seiten vorgeschlagene Maßnahmen

 

 

Die Verwaltung beantwortet die Fragen wie folgt:

 

Stadtverwaltung Herne:

 

Zu Frage 1:

Zunächst ein Hinweis auf einen begrifflichen Unterschied, der in der Öffentlichkeit oft verwechselt wird und wesentlich für die Beantwortung Ihrer Fragen ist. Der Begriff „Tele-arbeit“ bzw. „Homeoffice“ ist vom sogenannten „Mobilen Arbeiten“ zu differenzieren.

 

Um an dem alternativen Arbeitsmodell Homeoffice bei der Stadtverwaltung Herne teilzunehmen, sind zuvor die organisatorische Geeignetheit der Planstelle, sowie die persönliche Geeignetheit der*des Stelleninhaber*in zu prüfen. Sämtliche Voraussetzungen hierzu sind in der städtischen „Dienstvereinbarung Homeoffice“ festgeschrieben (feste Home-office-Tage, häusliche Arbeitsstätte, IT-Sicherheits- und Datenschutzbestimmungen etc.). Zwischen den Homeoffice-Teilnehmenden und der Arbeitgeberin Stadt Herne wird daher in jedem Einzelfall eine „Individualvereinbarung über die Einrichtung eines alternierenden Homeoffice-Arbeitsplatzes“ geschlossen.

 

Mobiles Arbeiten hingegen ist eine deutlich flexiblere Variante der Telearbeit, da die*der Mitarbeitende hierbei nicht zur Einhaltung der o. g. Bestimmungen schriftlich verpflichtet wird. Bevor uns im vergangenen Jahr die Covid-19-Pandemie ereilte, war diese Möglichkeit der Telearbeit z. B. nur Mitarbeitenden mit einem hohen Anteil an Außendienstterminen (zur Einwahl ins städtische Datennetz) vorbehalten. Durch die Pandemie-Situation war die Stadtverwaltung im März 2020 gehalten, innerhalb kürzester Zeit Hunderte Beschäftigte in die technische Lage zu versetzen, mobil von zu Hause ihre Tätigkeiten wahrnehmen zu können. Dies wurde durch die Möglichkeit der „Mobilen Arbeit“ erreicht, da es aufgrund der zeitlichen Komponente und des immensen Verwaltungsaufwands unter Berücksichtigung des Mitbestimmungsrechts des Personalrats nicht möglich gewesen wäre, eine Individualvereinbarung mit jeder*jedem Beschäftigen zu schließen.

 

Darüber hinaus besteht während der anhaltenden Covid-19-Pandemie die Möglichkeit - in Abstimmung mit dem Fachbereich - mobil zu arbeiten. Dies gilt insbesondere, wenn kein  Einzelbüro zur Verfügung gestellt werden kann und sich die Aufgaben dazu eignen. Ein ausschließliches mobiles Arbeiten kann bei der Stadt Herne nicht realisiert werden, um den reibungslosen Dienstablauf sicherzustellen.

 

Zu Frage 2:

Eine aktuelle Auswertung ergab, dass insgesamt 1658 Token ausgegeben wurden. 860 Personen nutzen einen Token zum Mobilen Arbeiten aufgrund der aktuellen Pandemie-Notfallmaßnahme. Darüber hinaus ist auch ein „Mobiles Arbeiten“ mit weiteren Gründen möglich.

Weiterhin arbeiten 292 Mitarbeitende unter den Rahmenbedingungen der aktuellen Dienstvereinbarung Homeoffice in der häuslichen Arbeitsstätte.

 

Zu Frage 3:

Bereits seit Beginn der Pandemie hat die Arbeitssicherheit eine umfangreiche Präsentation „Richtiges Verhalten zum Infektionsschutz“ erarbeitet und ins städtische Intranet gestellt. Sowohl in dieser Präsentation als auch in zahlreichen Mitarbeitenden-Informationen wurde das Thema Video- bzw. Telefonkonferenzen hervorgehoben. Seitens des Krisenstabes wird empfohlen, Dienstreisen und Präsenzveranstaltungen auf ein Minimum zu reduzieren und möglichst viele Sitzungen durch Videokonferenzen zu ersetzen und darüber hinaus den Sametime-Chat zu nutzen. Weiterhin wurden 4 Videokonferenzräume ausgestattet und ca. 300 Lizenzen für ein Online-Tool für Videokonferenzen vergeben.

 

Sofern ein Präsenztermin in einem Besprechungsraum erforderlich sein sollte, ist die festgelegte Personenanzahl sowie die Abstands- und Maskenpflicht zu beachten.

 

Zu Frage 4:

Die Personalvertretung wird im Rahmen der vertrauensvollen Zusammenarbeit regelmäßig über Entwicklungen und Beschlüsse des Krisenstabs informiert. Anregungen des Personalrates werden von der Behördenleitung aufgenommen und in die Planungen ein-bezogen.

 

Nach der Sondersitzung des Arbeitsschutzausschusses am 22.04.2020 wurde am 24.04.2020 der erstellte SARS-CoV-2-Arbeitsschutzstandard für die Stadt Herne an alle Führungskräfte versandt. Im Intranet wurden Unterweisungsunterlagen in Anlehnung an den SARS-CoV-2-Arbeitsschutzstandard zur Verfügung gestellt. Darüber hinaus wurde eine von der Arbeitssicherheit entworfene Checkliste (Mustergefährdungsbeurteilung zum SARS-CoV-2-Arbeitsschutzstandard) zur Unterstützung der Führungskräfte herausgegeben, womit umzusetzende Maßnahmen abgeprüft werden können.

 

Bestandteile dieser Checkliste sind u. a.:

 

 Homeoffice / Mobiles Arbeiten

Büroarbeiten sind nach Möglichkeit im Homeoffice bzw. mobil auszuführen, insbesondere, wenn Büroräume von mehreren Personen mit zu geringen Schutzabständen genutzt werden müssten.

 

 Dienstreisen und Meetings

Dienstreisen und Präsenzveranstaltungen wie Besprechungen sollten möglichst unterbleiben. Stattdessen sollten technische Alternativen wie Telefon- oder Video-konferenzen genutzt werden.

 

Diese Punkte haben weiterhin Bestand und die Leiter*innen der städtischen Fach-bereiche wurden vom FB 12 angehalten die Umsetzungsmaßnahmen auf Grund-lage der Corona-ArbSchV unter Berücksichtigung der SARS-CoV-2 Arbeitsschutzregel wiederkehrend zu prüfen und wenn notwendig anzupassen.

 

Die verantwortlichen Führungskräfte für die Umsetzung erforderlicher Maßnahmen zum Arbeitsschutz stehen somit mit dem Dienstherrn in regelmäßigem Austausch und werden durch die Arbeitssicherheit beraten und unterstützt.

 

Stadtwerke Herne AG:

 

Zu Frage 1:

Seit März vergangenen Jahres und mit Beginn der Pandemie arbeiten die Stadtwerke Mitarbeiter*Innen, deren Tätigkeiten dies zulassen, remote.

 

Zu Frage 2:

Das wird aktuell von mehr als 115 Mitarbeiter*Innen in Anspruch genommen.

 

Zu Frage 3:

Bereits vor der Pandemie gab es Regelungen zum Home-/Mobile Office in Form von Betriebsvereinbarungen. Aktuell gibt es die klare Anweisung Präsenztermine möglichst zu vermeiden und wenn immer möglich diese online durchzuführen. Das ist nun schon seit mehreren Monate gelebte Praxis, von der entsprechend Gebrauch gemacht wird.

 

Zu Frage 4:

Als eines der ersten Unternehmen im Umfeld wurde bereits im März 2020 ein Arbeitskreis Corona also eine wöchentliche Krisenmanagement Runde etabliert. Zum Teilnehmerkreis gehören die Firmenleitung, Arbeitssicherheitsfachkraft, Personalleitung, Vertreter des Betriebsrats, die Betriebsärztin sowie entsprechende Vertreter der Fachabteilungen. Dieser Kreis verfolgt die aktuellen Entwicklungen in tatsächlicher und rechtlicher Hinsicht, diskutiert, entscheidet, kommuniziert und setzt die abgestimmten Maßnahmen fürs Unternehmen sowie für die Mitarbeiter*Innen um.

 

 

Gemeinnützige Beschäftigungsgesellschaft Herne mbH (GBH):

 

Zu Frage 1:

Ja, die Angebote zum mobilen Arbeiten werden unterbreitet.

 

Zu Frage 2:

Das Angebot wird von allen angenommen, soweit es die betrieblichen Erfordernisse zulassen. In der Regel werden die erforderlichen Präsenzzeiten so geplant, dass nur eine Person im Büro arbeitet. 

 

Zu Frage 3:

Die Durchführung interner Besprechungen ist im Hygienekonzept der GBH mbH geregelt. Demnach sind interne Veranstaltungen und Besprechungen in Präsenzform  zu vermeiden und auf das unbedingt notwendige Maß zu beschränken. Wo immer es möglich ist, müssen Besprechungen als Video- und Telefonkonferenz durchgeführt werden. In der täglichen Praxis finden alle Besprechungen per Video-konferenz oder per Telefon statt.

 

Zu Frage 4:

Das Krisenteam der GBH  tagt unter Vorsitz der Geschäftsführung regelmäßig und anlassbezogen. Die Vorsitzende des Betriebsrates ist ständiges Mitglied.  Darüber hinaus werden die Maßnahmen im Arbeitsschutzausschuss besprochen, auch hier ist der Betriebsrat mit der Vorsitzenden und ihrem Stellvertreter Mitglied.

 

 

WHE-Unternehmensgruppe: Wanne-Herner Eisenbahn und Hafen G.m.b.H, Planungs- und Entwicklungsgesellschaft Güterverkehrszentrum Emscher mbH, CTH Container Terminal Herne GmbH, TIH Terminal-Infrastrukturgesellschaft Herne mbH , ETZ Betriebs GmbH, BAV Aufbereitung Herne GmbH

 

Zu Frage 1:

Kein Mitarbeiter in der WHE-Gruppe hat ständigen Kundenverkehr, wie es ggf. im Einzelhandelsverkauf oder in der Kundenberatung notwendig wäre. Die wenigen, rein verwaltungsmäßig orientierten Mitarbeiter der WHE-Gruppe (von 197 Mitarbeiter wären das wohl ca. 10 Mitarbeiter, die nicht betriebsnotwendig am Arbeitsplatz sein müssen), sind alle in Einzelbüros tätig. Für diese Mitarbeiter sind Mobilarbeitsplätze eingerichtet, so dass jederzeit eine Ausweichmöglichkeit in Heimarbeit möglich ist.

 

Zu Frage 2:

Mobilarbeitsplätze sind eingerichtet, so dass jederzeit eine Ausweichmöglichkeit in Heimarbeit möglich ist. Das Angebot wird von den Mitarbeitern temporär genutzt.

 

Zu Frage 3:

Es gibt eine Anweisung das externe und interne Besprechungen in Präsenz auf ein absolutes Minimum zu reduzieren sind. Wenn Besprechungen stattfinden müssen, sind diese nach den aktuell gültigen Corona-Regelungen durchzuführen  - große Besprechungsräume mit Abstands- und Hygienemöglichkeiten, regelmäßige Durchlüftung und Zurverfügungstellung von hauseigenen Testkapazitäten vor den Sitzungen.

 

Zu Frage 4:

Die Geschäftsleitungen der jeweiligen Firmen sind im Austausch mit der Sicherheitsfachkraft und den Coronastäben, dem Ausschuss für Arbeitssicherheit und dem Betriebsrat. Alle bisher vorgeschlagenen Maßnahmen sind umgesetzt worden, teils vor und über die gesetzlichen Anforderungen hinaus.

 

Allgemein:

Jede Woche werden je nach Tätigkeitsbereich 1-3 freiwillige Coronatests angeboten und im überwiegenden Maße auch durchgeführt.

 

 

TGG Tagungsstätten- und Gastronomiegesellschaft Herne mbH:

 

Zu Frage 1:

Die TGG Herne mbH bietet seit Mitte März 2020 allen Mitarbeitern ohne zwingenden notwendigen Kundenkontakt, die Möglichkeit des mobilen Arbeitens bzw. die Nutzung des Homeoffice an.

 

Zu Frage 2:

Das Angebot wurde von allen Mitarbeitern angenommen.

 

Zu Frage 3:

Fast alle Besprechungen, Unterweisungen und Meetings finden über Zoom, GoToMeeting und in Telefonkonferenzen statt.

 

Zu Frage 4:

Die TGG Herne mbH ist Mitglied im Europäischen Verband der Veranstaltungscentren e.V. und steht im engen Kontakt zum Verband. Es wurde bereits im März 2020 ein umfangreiches Hygienekonzept zum Schutz der Mitarbeiter erstellet, das regelmäßig an die aktuelle Entwicklung angepasst wird. Den Mitarbeiter*innen werden von Seiten des Arbeitgebers Desinfektionsmittel, FFP2-Schutzmasken und Selbsttests zur Verfügung gestellt. Jede Form des persönlichen Kontaktes wird weitgehend vermieden.

 

 

Herner Sparkasse:

 

Zu Frage 1:

Dieses Angebot besteht seit dem 27.01.2021.

 

Zu Frage 2:

70 Mitarbeitende haben das Angebot angenommen.

 

Zu Frage 3:

Die Mitarbeitenden sind angehalten, auf interne Besprechungen in Präsenz möglichst zu verzichten und sich stattdessen mittels Telefon- oder Videokonferenzen auszutauschen.

 

Zu Frage 4:

Die Geschäftsführung steht im regelmäßigen Dialog mit der Personalvertretung und dem Arbeitsschutzbeauftragten, wobei sachgerechte Vorschläge bei Entscheidungen berücksichtigt werden.

 

 

Herner Bädergesellschaft mbH:

 

Zu Frage 1:

85% der Mitarbeiter*innen befinden sich in Kurzarbeit und sind dauerhaft somit nicht im Betrieb. Bis auf die verbliebenen Haustechniker und Handwerker arbeiten sämtliche Verwaltungsmitarbeiter in einem System zwischen Home Office und abgestimmter Präsenz in Einzelbüros.

 

Zu Frage 2:

Bis auf die Handwerker und Techniker und ohnehin nicht anwesenden Schwimmmeister und Servicekräfte nutzen alle verbliebenen Mitarbeiter Home Office Angebote.

 

Zu Frage 3:

Ja. Besprechungen gibt es mittels Videokonferenzen, Chats, WhatsApp-Gruppen, Telefon und bei unvermeidbaren physischen Treffen mit vorherigem Test.

 

Zu Frage 4:

Beide Fragen werden mit ja beantwortet.

 

 

Entsorgung Herne AöR:

 

Zu Frage 1:

Ja, soweit die betrieblichen Interessen es zulassen.

 

Zu Frage 2:

Ja, in Absprache mit den Bereichsleitern unter Festlegung der Aufgaben

 

Zu Frage 3:

Grundsätzlich Ja mit wenigen Ausnahmen

 

Zu Frage 4:

Ja, der Vorsitzende des Personalrates ist Mitglied im Krisenstab des Unternehmens. Ja, soweit die Maßnahmen zielführend und umsetzbar sind.

 

 

Straßenbahn Herne – Castrop-Rauxel GmbH:

 

Zu Frage 1:

Mitarbeiter/innen ohne Kundenkontakt, die nicht zur Aufrechterhaltung des Fahrbetriebs erforderlich sind, sind aufgefordert worden, soweit die häusliche Situation es zulässt, HomeOffice zu nutzen. In diesen Fällen sind sie überwiegend zu Hause. Das Unternehmen hat eine ausreichende Anzahl technischer Geräte zur Verfügung gestellt. Großraumbüros sind nicht vorhanden. Die Büros sind fast ausschließlich nur mit einer Person besetzt.

 

Zu Frage 2:

Die Mitarbeiter der Gruppe zu 1. befinden sich zwischen 2 und 5 Tagen im HomeOffice.  Die Präsenz im Betriebshof ist um ca. 50 bis 60 % zurückgegangen.

 

Zu Frage 3:

Die Besprechungen finden auf der Basis von Video- und Telefonkonferenzen statt.

 

Zu Frage 4:Die Geschäftsführung hat seit Beginn der Pandemie einen Krisenstab eingerichtet, zu dem u. a. neben dem Betriebsratsvorsitzenden auch der Betriebsarzt gehört. Das Gremium tagt wöchentlich. Das Gremium erarbeitet Lösungsansätze. Vorschläge werden einvernehmlich umgesetzt.

 

 

Stadtmarketing Herne GmbH (SMH):

 

Zu Frage 1:

Ja, für alle MitarbeiterInnen der SMH, die ihre Tätigkeit im Büro ausüben, besteht die Möglichkeit des Telearbeitens von zu Hause. Eine per Minijob angestellte Reinigungskraft reinigt die Büros ohne Anwesenheit anderer Mitarbeiter nach Büroschluss bzw. am Wochenende. Weitere Minijobber, die zur Bedienung unseres Ticketshops eingestellt sind oder Helfertätigkeiten insbesondere bei Stadtfesten übernehmen, sind aktuell freigestellt.

 

Zu Frage 2:

Alle Büroangestellten sowie die feste Mitarbeiterin des Ticketshops nehmen das Angebot regelmäßig seit Mai 2020 ca. 3 bis 4 Mal wöchentlich wahr.

 

Zu Frage 3:

Abstimmungen mit einzelnen Mitarbeitern werden regelmäßig – je nach Bedarf wöchentlich bis täglich – fernmündlich durchgeführt. Besprechungen mit mehreren Teilnehmern werden in Videokonferenzen gehalten. Zudem werden kurzfristig abzusetzende Informationen für die Festangestellten per Chat kommuniziert.

 

Zu Frage 4:

Unser Dienstleister KUECK Industries Deutschland GmbH unterstützt uns regelmäßig mit aktuellen Informationen und Leistungen zum Arbeitsschutz entsprechend den Vorgaben               des Arbeitssicherheitsgesetzes (ASiG) und der DGUV Vorschrift 2.

 

Den jeweils aktuell geltenden Handlungsempfehlungen der Bundesregierung bzw. des Landes folgen wir. Maßnahmen zum Hygieneschutz (z. B. Aufhängung von Handdesinfektionsspendern, regelmäßige Desinfektion von Gemeinschaftsflächen in den Büros), zur Maskenpflicht (den Mitarbeitern stehen FFP-2-Masken zur Verfügung), zum Testangebot (zertifizierte Selbsttests stehen den Mitarbeitern zur Verfügung) und zur Homeoffice-Verordnung (Angestellte arbeiten via Laptop mit VPN-Verbindung zum Arbeitsserver von zu Hause) werden konsequent umgesetzt.

 

 

Herner Schulmodernisierungsgesellschaft Herne mbH:

 

Zu Frage 1:

Ja, sämtlichen Mitarbeiter/innen unserer Gesellschaft ist ein Angebot zum mobilen Arbeiten unterbreitet worden.

 

Zu Frage 2:

Sämtliche Mitarbeiter/innen haben dieses Angebot gern angenommen und nutzen dieses Angebot individuell und flexibel.

 

Zu Frage 3:

Ja, zu diesem Sachverhalt existieren Regelungen im Sinne der Vorgaben der Stadt Herne. Sämtliche Mitarbeiter/innen machen intensiv Gebrauch von diesen Regelungen.

 

Zu Frage 4:

Ja, dies ist der Fall. Beispielsweise ist ein Mitarbeiter unserer Gesellschaft ständiges Mitglied im SARS-CoV-2 Krisenstab der Stadt Herne. Die Maßnahmen werden gemäß den Vorgaben der Stadt Herne umgesetzt.

 

 

Herner Gesellschaft für Wohnungsbau mbH (HGW) / Herner Bau- und Betreuungs-gesellschaft mbH (HBB):

 

In unseren Gesellschaften haben wir bereits im letzten Jahr Mitarbeitern ohne zwingenden Kundenkontakt die Arbeit in Home Office angeboten. Davon wird rege und ausdauernd Gebrauch gemacht.

 

Bei internen Meetings (mehr als 2 Personen) ist Videomeeting Standard. In wenigen Ausnahmen finden Präsenzbesprechungen unter Einhaltung aller Sicherheitsstandards statt, niemals ohne Maske.

 

Seit Mitte letzten Jahres stellen wir unseren Mitarbeitern medizinische Masken zur Verfügung. Präsenztätigkeit findet grundsätzlich in Einzelbüros statt. Das Tragen medizinischer Masken ist seit letztem Herbst außerhalb des eigenen Büros oder bei Eintritt eines weiteren Mitarbeiters verpflichtend. Diese Maßnahmen sind einvernehmlich mit dem Betriebsrat beschlossen. Mit der Gesundheitsbehörde stehen wir im regelmäßigen Austausch.

 

Den Präsenz-Mitarbeitern stehen seit März zwei wöchentliche Selbsttests zur Verfügung. Mitarbeitern im Home Office wird vor Rückkehr ins Büro (Akteneinsicht oder vor-Ort-Sachbearbeitung) ein Test zur Verfügung gestellt. Die Handhabung wurde vor erster Nutzung durch medizinisches Personal erläutert und vorgeführt.

 

Bei HGW und HBB werden regelmäßig höhere Sicherheitsvorkehrungen angewendet als per Gesetz oder Verordnung gefordert.

 

Bisheriger Erfolg: Zero Covid.

 

 

Wirtschaftsförderungsgesellschaft Herne mbH:

 

Die Wirtschaftsförderung ist sich der Verantwortung der pandemischen Lage vollkommen bewusst. Als WFG kommt uns auch eine besondere Verantwortung zu, da wir eine Vielzahl von Unternehmen auf ihrem Weg begleiten müssen. Auf der anderen Seite gibt es eine Vielzahl von Projekten und Unternehmen, die trotz der pandemischen Lage mit Hochdruck entwickelt werden müssen (z. B. Förderprojekte, Anforderungen Logistik, Gesundheits-wirtschaft). Aus vorgenannten Gründen arbeitet die WFG wie folgt:

 

Zu Frage 1:

Mobiles Arbeiten wird wo immer möglich umgesetzt. Es steht jedem, der im Dienstsitz ist, ein Einzelbüro zur Verfügung.

 

Zu Frage 2:

Im normalen Betrieb sind regelmäßig mehr als 50 % der Mitarbeitenden nicht jeden Tag  am Dienstsitz.

 

Zu Frage 3:

Erfahrungsgemäß finden seit 14 Monaten 90 % aller Sitzungen in digitaler Form statt.

 

Zu Frage 4:

Ja.