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Vorlage - 2020/0318  

Betreff: Sonntagsöffnung der Stadtbibliothek Herne
Status:öffentlichVorlage-Art:Berichtsvorlage
Verfasser:Ingrid von der Weppen
Federführend:FB 32 - Kultur Bearbeiter/-in: Leckscheid, Markus
Beratungsfolge:
Kultur- und Bildungsausschuss Anhörung
10.06.2020 
des Kultur- und Bildungsausschusses zur Kenntnis genommen   

Sachverhalt
Anlage/n

ALLRIS® Office Integration 3.9.2

Sachverhalt:
 

„Grundlage zur Stärkung der kulturellen Funktion der Öffentlichen Bibliotheken und ihrer Öffnung am Sonntag“ (Bibliotheksstärkungsgesetz)

 

Dieses Bibliotheksstärkungsgesetz, das am 09.10.2019 im Landtag beschlossen wurde, erlaubt eine Sonntagsöffnung von Bibliotheken in Nordrhein-Westfalen als bisher einzigem Bundesland: Bibliotheken können am Sonntag für maximal 6 Stunden öffnen.

Von den 256 Bibliotheken in NRW haben bisher 9 Bibliotheken Angebote am Sonntag gemacht: Bielefeld, Kamp-Lintfort, Kreuztal, Mönchengladbach-Rheydt, Moers, Recklinghausen, Siegburg, Witten, Dinslaken in der Probephase.

Eine Sonntagsöffnung der Stadtbibliotheken Herne-Mitte und Wanne wäre aus Sicht der Bürgerinnen und Bürger vermutlich durchaus attraktiv, zumal die Stadtbibliothek (zumindest vor Corona) immer mehr als Aufenthaltsort und nicht nur als reine Ausleihstelle genutzt wird. Die Stadtbibliothek würde Menschen dazu einladen, die Bibliothek als Kultur- und Begegnungsort auch am Sonntag zu erleben.

Allerdings müssen die Rahmenbedingungen sowie die entstehenden Kosten geprüft werden, um Konsequenzen einer Sonntagsöffnung aufzuzeigen und den Bedarf an zusätzlichen Ressourcen zu verdeutlichen.

Die Stadtbibliothek Herne ist eine Bibliothek mit einer klassischen Verbuchungstheke, an der Rücknahme, Ausleihe und Leihfristverlängerungen der Medien sowie das Kassieren von Entgelten  EDV-gestützt abgewickelt werden. Zusätzlich werden dort Serviceangebote wie Benutzerneuanmeldung, Einführung der Kund*innen in Benutzungsregeln und -modalitäten sowie Erstauskünfte zu Beständen, Räumlichkeiten und Dienstleistungen übernommen.

Die Öffnungszeiten der beiden ortsfesten Bibliotheken betragen zurzeit in

Herne-Mitte 39 Wochenstunden, davon 3 am Samstag und in Herne-Wanne 35 Wochenstunden, davon 3 am Samstag.

In den drei Öffnungsstunden am Samstag sind 3 – 4 Mitarbeiter*innen im Einsatz, zwei an der Verbuchungstheke, ein (in der Bibliothek Wanne) bis zwei (in der Bibliothek Herne-Mitte) für Beratung und Information.

 

Zusätzlich zu den ausgewiesenen Öffnungszeiten besteht die Möglichkeiten, 24 Stunden an 7 Wochentagen über die OnleiheRuhr digitale Medien auszuleihen, Datenbanken zu nutzen, im Online-Katalog der Stadtbibliothek zu recherchieren, Medien vorzumerken oder zu verlängern.

 

Bei der Prüfung einer Sonntagsöffnung der Bibliotheken in Herne-Mitte und

Herne-Wanne, ausgehend vom Ist-Zustand, ergeben sich verschiedene Szenarien, deren Auswirkungen hier dargelegt werden sollen.

 

Allen Berechnungen zu Grunde gelegt wird jeweils eine Öffnung für vier Stunden zuzüglich notwendiger Rüstzeiten an 50 Sonntagen im Jahr.

 

 

 

 

  1. Sonntagsöffnung mit Personal

 

  1. Öffnung mit Fachpersonal

 

Hierfür sind mindestens drei Mitarbeiter*innen pro Sonntag einzuplanen, wenn Rücknahme und Ausleihe von Medien sowie Beratung und Aufsicht angeboten werden sollen. Der Personalbedarf entspräche dem eines Samstagdienstes.

 

Mit dem vorhandenen Mitarbeiterstamm könnte ein zusätzlicher Öffnungstag nicht gestemmt werden (s. Personalberechnung der Organisationsuntersuchung von 2013/ 2014). Somit ergibt sich ein zusätzlicher Personalbedarf.

 

Ein Ausgleich der Sonntagsöffnungszeit durch Reduzierung der Öffnungszeiten an einem Arbeitstag in der Woche wird dem Öffnungszeitenbedarf der Bibliothek absolut nicht gerecht und ist aus Sicht der Bibliothek nicht zu vertreten:

Nur an Wochentagen sind die Kooperationspartner der Stadtbibliothek - Schulen, Kitas, Institutionen der Erwachsenenbildung und weitere Bildungsträger - verfügbar. 537 Veranstaltungen im Jahr 2019 sprechen da eine deutliche Sprache. Selbst am Schließungstag (Mittwoch) werden regelmäßig Veranstaltungen für Kooperationspartner durchgeführt (z.B. Kulturstrolche).

 

Ohne zusätzliches Personal wäre eine Erweiterung der Öffnungszeiten um den Sonntag nicht zu realisieren. Dessen Kosten wurde ermittelt (Quelle: KGST).

 

Kostenberechnung 4 Stunden Sonntagsöffnung

-          Stundenbedarf je Mitarb.

  • 4 Std. Öffnungszeiten
  • je 0,5 Std. zur Vor- und Nachbereitung
  • Gesamt: 5 Std. pro Mitarb.

-          Personalbedarf Herne/Wanne

  • je 2 Mitarb. EG 5 im Bibliotheksservice
  • je 1 Mitarb. EG 9b für Beratung und Information
  • Gesamt: je 3 Mitarb. in Herne und Wanne

-          Personalkosten pro Stunde nach KGSt

  • EG 5   = 35,70 Euro
  • EG 9b = 48,08 Euro

-          Personalkosten pro Sonntag

  • 2 Mitarb. EG 5 x 35,70 Euro x 5 Std. = 357,00 Euro
  • 1 Mitarb. EG 9b x 48,08 Euro x 5 Std. = 240,40 Euro
  • Gesamtkosten pro Sonntag und Bibliothek = 597,40 Euro
  • Gesamtkosten pro Sonntag für Herne und Wanne = 1.194,80 Euro

 

 

-          Personalkosten pro Jahr bei 50 geöffneten Sonntagen

  • Personalkosten pro Bibliothek = 29.870 Euro
  • Personalkosten für Herne und Wanne = 59.740 Euro
  • Personalkosten incl. 1 % Zuschlag = 60.337,40 Euro

 

Ob in diesen Zahlen, die auf den IST-Personalkosten der Stadt Köln beruhen, schon Zeitzuschläge für Sonntagsarbeit enthalten sind, konnte nicht mitgeteilt werden.

Diese betragen gem. § 8 TVöD-VKA 25 v.H..

 

 

Zusätzliche Sachkosten sowie ein sogenannter Overhead-Zuschlag sind nicht enthalten. Die gemäß VV-Beschluss zu erwartenden Tarifanpassungen von 1 % pro Jahr sind oben einmalig berechnet.

 

Über das Bibliothekspersonal hinaus müsste zusätzliches Reinigungspersonal (insbesondere für die sanitären Anlagen) eingeplant werden. Da beide Bibliotheken am Samstag geöffnet sind, müsste die Reinigung für den Sonntag am Samstagnachmittag oder Sonntagvormittag erfolgen.

Für die Bibliothek Herne-Mitte im Kulturzentrum wäre ein Hausmeister zur Hausöffnung und –schließung und zur Aufsicht über das Gesamtgebäude erforderlich.

Auch die zusätzlich anfallenden Betriebskosten müssen in die Betrachtung einbezogen werden.

 

Bei diesem und allen folgenden Modellen ist zusätzlich die Frage der Barrierefreiheit zu berücksichtigen. Im Kulturzentrum Herne-Mitte lassen sich die Eingangstüren sehr schwer öffnen und sind für Rollstuhlfahrer nicht leicht zugänglich.

Die barrierefreie Toilette befindet sich im Untergeschoss des Gebäudes.

In der Bibliothek Wanne existiert keine barrierefrei zugänglichde Toilette.

 

  1. Öffnung mit Fremdpersonal durch Dienstleister

 

Bei diesem Modell wäre die Bibliothek nur zur Nutzung vor Ort möglich, da Fachpersonal für den Bibliotheksservice unter Einsatz der bibliotheksspezifischen Software fehlen würde.

Möglich wären: Lesen und Lernen vor Ort, Zeitungs- und Zeitschriftenlektüre, Gesellschaftsspiele, Begegnungen.

Jedoch könnte kein Medium zurückgegeben bzw. neu entliehen und mit nach Hause genommen werden, keine Information und Beratung könnte erfolgen, keine Neuanmeldung, keine Beantwortung von Fragen zum Bestand oder Bibliothekskonto.

Die Bibliothek wäre ein öffentlicher nichtkommerzieller Aufenthaltsort in der Stadt.

 

Für dieses Modell wären mindestens 2 Aufsichtskräfte vor Ort für Einlasskontrolle, Aufsicht und Schließdienst und zusätzlich eine Vertretung für Urlaub und Krankheit erforderlich. Rüstzeiten wären auch hier zu berücksichtigen.

 

Kostenberechnung 4 Stunden Sonntagsöffnung

-          Stundenbedarf je Hilfskraft

  • 4 Std. Öffnungszeiten
  • je 0,5 Std. zur Vor- und Nachbereitung
  • Gesamt: 5 Std. pro Hilfskraft

-          Personalbedarf Herne/Wanne

  • je 2 Hilfskräfte

 

 

-          Personalkosten pro Stunde nach Preisliste der TGG Tagungsstätten- und Gastronomiegesellschaft Herne mbH

  • Hilfskraft = 20.00 Euro netto, 21,90 Euro brutto (incl. MWST)

-          Personalkosten pro Sonntag

  • 2 Hilfskräfte x 21,90 Euro x 5 Std. = 219,00 Euro
  • Gesamtkosten pro Sonntag und Bibliothek = 219,00 Euro
  • Gesamtkosten pro Sonntag für Herne und Wanne = 438,00 Euro

-          Personalkosten pro Jahr bei 50 geöffneten Sonntagen

  • Personalkosten pro Bibliothek = 10.950 Euro
  • Personalkosten für Herne und Wanne = 21.900 Euro

 

Kosten für Hausmeister und Reinigungskräfte sind zusätzlich zu berücksichtigen.

Dazu kommen zusätzliche Betriebskosten.

 

 

 

  1. Sonntagsöffnung mit Fachpersonal in Kombination mit Fremdpersonal

 

Bei diesem Modell müsste mindestens eine Bibliotheksfachkraft für Rücknahme und Ausgabe von Medien vor Ort sein sowie zwei Aufsichtskräfte zusätzlich.

Dann wären Medienrücknahme und –ausleihe möglich, jedoch keine Neuanmeldungen, keine Beratung und Information.

 

Kostenberechnung 4 Stunden Sonntagsöffnung

-          Stundenbedarf je Mitarb. und Hilfskraft

  • 4 Std. Öffnungszeiten
  • je 0,5 Std. zur Vor- und Nachbereitung
  • Gesamt: 5 Std. pro Mitarb. und Hilfskraft

-          Personalbedarf Herne/Wanne

  • je 1 Mitarb. EG 5 im Bibliotheksservice
  • je 2 Hilfskräfte

-          Personalkosten pro Stunde

  • EG 5   = 35,70 Euro
  • Hilfskraft = 21,90 Euro

-          Personalkosten pro Sonntag

  • 1 Mitarb. EG 5 x 35,70 Euro x 5 Std. = 178,50 Euro
  • 2 Hilfskräfte x 21,90 Euro x 5 Std. = 219,00 Euro
  • Gesamtkosten pro Sonntag und Bibliothek = 397,50 Euro
  • Gesamtkosten pro Sonntag für Herne und Wanne = 795,00 Euro

-          Personalkosten pro Jahr bei 50 geöffneten Sonntagen

  • Personalkosten pro Bibliothek = 19.875 Euro
  • Personalkosten für Herne und Wanne = 39.750 Euro

 

Die Kosten für Reinigungskräfte, Hausmeister und Betriebskosten fallen auch hier zusätzlich an.

 

Mögliche Varianten dieser Modelle mit Einsatz von Personal:

-          Öffnung nur einer Bibliothek am Sonntag (Herne-Mitte oder Wanne)

-          Öffnung Bibliothek Herne-Mitte und Bibliothek Wanne im Wechsel

-          Öffnung der Bibliotheken nur im Winterhalbjahr (Oktober bis März)

-          Öffnung nur an einigen Sonntagen mit Veranstaltungsprogramm

 

 

 

 

 

  1. Sonntagsöffnung unter Einsatz von Technik

 

  1. Sonntagsöffnung mit Selbstverbuchungsanlage und zusätzlichem Personal

 

Wenn Ausleihvorgänge durch Technik unterstützt werden, besteht die Möglichkeit, sonntags mit weniger Personal auszukommen, da die Verbuchung durch die Kund*innen selbst vorgenommen wird. Da bisher der Bibliotheksservice persönlich an der Verbuchungstheke abgewickelt wird, müssten bei einer Umstellung auf RFID-Technik zunächst Selbstverbuchungsanlagen mit Rückgabe- und Ausleihterminals sowie Kassenautomaten installiert werden. Der Gesamtbestand müsste mit RFID-Etiketten versehen werden, eine Veränderung der Verbuchungstheke und der organisatorischen Abläufe wäre die Konsequenz.

Um die Möglichkeiten dazu und die nötigen Investitionen einschätzen zu können, wurde mit der Fachstelle für Öffentliche Bibliotheken NRW bei der Bezirksregierung Düsseldorf  ein erster Beratungstermin zum Thema Selbstverbuchung vereinbart, der vor Ort in den beiden Bibliotheken stattfinden sollte.

Diese Ortstermine in der Bibliothek Wanne und der Bibliothek Herne-Mitte fanden am 30.04.20 zwar statt, aber coronabedingt in engem zeitlichen Rahmen, ohne Beteiligung des Gebäudemanagements und ohne abschließende Besprechungsrunde.

Erste Einschätzungen liegen nach einer Telefonkonferenz jedoch vor:

Die Kosten für Ausleihverbucher, Kassenautomat, Sortieranlage bzw. intelligentes Rückgaberegal, RFID-Antennen, Softwareanpassung etc. liegen ohne Umbaukosten für die Bibliothek in Herne-Mitte bei mindestens 100.000 Euro, für die Bibliothek in Wanne bei mindestens 50.000 Euro.

 

Für die Einrichtung einer Selbstverbuchung mit RFID-Technik können über einen Förderantrag beim Land Fördergelder beantragt werden (Förderung bis zu 80 % bei Gemeinden mit Haushaltssicherungskonzept oder Nothaushalt). Nicht alle Kosten sind jedoch förderfähig:  die Kosten für die nötigen baulichen Veränderungen verbleiben bei der Kommune. Einzuplanen sind auf jeden Fall Folgekosten wie die jährlichen Wartungs- und Versicherungskosten sowie Rücklagen für den nötigen Austausch der Hardware.

 

Da Kundinnen und Kunden in diesem Modell selbst Ausleihen und Rückgaben vornehmen könnten, müsste nur noch Aufsichtspersonal, ein Schließdienst, Hausmeister und Reinigungskräfte vorgehalten werden. Eine bibliothekarische Beratung und Information fiele weg.

 

 

 

  1. Sonntagsöffnung als „Open Library“

 

Als weiteres Modell existiert noch die Möglichkeit einer „Open Library“, einer „unbemannten Selbstbedienungsbibliothek“ am Sonntag ganz ohne Personaleinsatz.

Der Einsatz der RFID-Technologie ist hierfür Grundvoraussetzung. Dieses Modell bedeutet den Zugang zur Bibliothek und ihre Nutzung ganz ohne Fachpersonal. Zutritt gibt es nur mit einem gültigen Bibliotheksausweis, den die Software erfasst und einem festgelegten Mindestalter (Moers: 16 Jahre). Jugendliche und Kinder unter 16 Jahren brauchen einen erwachsenen Begleiter.

Open Library wäre ein Komplettsystem: Zutrittsterminals sowie evtl. Kamera- und Lautsprechersysteme werden von einer zentralen Software gesteuert und mit der vorhandenen Technik vernetzt.

 

So können Beleuchtung, Türöffnung, Selbstverbuchung, Onlinekataloge und weitere Geräte von der Software ein- und ausgeschaltet werden. Dazu wären weitere Investitionen notwendig: z.B. Anbringung und Stromversorgung der Kameras, Installation einer selbsttätig sich öffnenden Tür mit Zutrittscomputer, Anpassung des Mobiliars zur abschließbaren Unterbringung von Geräten u.a. Dazu können die Kosten noch nicht beziffert werden.

 

Auch bei der Lösung einer Open Library mit Selbstverbuchungsservice ist ergänzend Personal zur Aufsicht zum Schutz vor Diebstahl und Vandalismus und zum Schließdienst nötig, zusätzlich Hausmeister für das Gesamtgebäude und Reinigungspersonal.

Zusätzlich wären bauliche Veränderungen notwendig zur Abgrenzung der nichtöffentlichen Räumlichkeiten von den Publikumsräumen in den Bibliotheken. In Herne-Mitte müsste der Zugang zum Verwaltungstrakt der Bibliothek gesperrt werden, in Wanne der Treppenaufgang zur Verwaltung beispielsweise durch ein Gitter abgetrennt werden. Diese Kosten liegen noch nicht vor, sondern müssten zusammen mit dem Gebäudemanagement ermittelt werden.

Auch die Einrichtung einer Open library ist über einen Antrag beim Land NRW förderfähig.

 

Zur Stärkung der Sonntagsöffnung von Bibliotheken ist mittlerweile ein neues Förderprogramm des Landes aktuell aufgelegt worden.

Es besteht aus drei Modulen:

 

 

  1. Finanzierung einer Organisationsberatung (Deckelung 15.000 Euro pro Maßnahme)

 

  1. Personelle Unterstützung:

 

            Aufstockung des Fachpersonals um 5 Wochenstunden, maximal 9.600 €/ Jahr

            Minijob 480.-€, maximal 6.000 €/Jahr

      Voraussetzung: ein Konzept, das die Öffnung an 20 Sonntagen im Jahr

      mit mindestens 4 Öffnungsstunden vorsieht        

  1. Veranstaltungsprogramm „Sonntags in der Bibliothek“

            Zuschuss bis zu 800.- Euro pro Veranstaltung

            Voraussetzung: ein Konzept mit Veranstaltungsprogramm am Sonntag,

            Öffnungszeit mindestens 4 Stunden

            Mindestens 6 Veranstaltungen im Jahr, mindestens 3 Veranstaltungen mit

            Autoren aus NRW

 

Trotz möglicher finanzieller Unterstützung durch das Land ist eine Sonntagsöffnung der Stadtbibliothek kostenneutral nicht zu bekommen, sondern immer mit zusätzlichen Ressourcen verbunden.

 

Fazit:

 

Der Bedarf einer Sonntagsöffnung der Stadtbibliothek Herne ist noch nicht festgestellt und müsste geprüft werden.

 

Eine Sonntagsöffnung mit Fachpersonal ohne Selbstverbuchung mit RFID-Technologie wird in keiner Öffentlichen Bibliothek in NRW realisiert.

 

Selbst bei einer genehmigten Aufstockung des Personals ist eine personalwirtschaftliche Umsetzung dieser Maßnahme schwierig.

Die obige Berechnung ergibt den Bedarf für einen Bibliothekar mit 7 Wochenstunden für einen Standort sowie mit 14 Wochenstunden für zwei Standorte.

Der Bedarf an Fachangestellten für Medien- und Informationsdienste liegt bei  14 Wochenstunden für einen Standort und bei 28 Wochenstunden für zwei Standorte.

Eine Sonntagsöffnung liefe auf eine Streckung des übrigen Personals hinaus, d.h. jeder wäre in regelmäßigen Abständen bei der Sonntagsöffnung einmal eingesetzt.

 

Dabei müssen natürlich die Interessen der sonntäglichen Besucher gegenüber den Interessen der Mitarbeiter*innen der Stadtbibliothek abgewogen werden (Sonntagsruhe, Familienzeit am Wochenende). Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Stadtbibliothek sind hoch motiviert und leisten einen umfassenden Service: Dienste bis in die Abendstunden an vier Wochentagen, Dienste an jedem Samstag, Dienste an Wochenenden bei kulturellen Veranstaltungen, Dienste bis 22.00 Uhr  während der „Langen Lernnächte“ zur Prüfungsvorbereitung, Arbeitsverdichtung durch zusätzliche Angebote im Zusammenhang mit der Digitalisierung.

 

Eine mögliche Sonntagsöffnung müsste daher intensiv zusammen mit der Organisationsberatung, dem Personalrat und dem Gebäudemanagement geprüft werden.

 

Zukunftsweisend erscheint es, zunächst Selbstbedienungsprozesse durch automatisierte Verbuchung als Standard einer Großstadtbibliothek umzusetzen und in einem zweiten Schritt eine Sonntagsöffnung zu realisieren, wenn ein erkennbarer Bedarf wahrgenommen wird.

 

Selbstverbuchungsanlagen haben inzwischen eine hohe Akzeptanz bei Kundinnen und Kunden und sind ein Instrument zur Verbesserung des Services und des Bibliotheksimages. Sie dienen nicht der Rationalisierung, sondern bieten einen verbesserten Kundenservice, beschleunigte Ausleihvorgänge durch Stapelverbuchung, kürzere Wartezeiten, größere Diskretion für Kundinnen und Kunden.

 

Sie ersetzen veraltete Sicherungssysteme, bieten durch eine 24-Stunden-Außenrückgabe einen Service auch außerhalb der Öffnungszeiten und machen perspektivisch längere Öffnungszeiten unter der Woche und am Wochenende erst möglich

 

 

 

Der Oberbürgermeister

In Vertretung

 

 

 

 

Dr. Burbulla

 

 

 

 

 

 

 

                             

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