Ausländerbehörde bietet flexible Abholung von Dokumenten per Box an

Die Stadt Herne geht einen weiteren Schritt in Richtung Digitalisierung der Verwaltung: Im Gebäude der Ausländerbehörde im Shamrockpark ist eine Ausgabebox für Dokumente in Betrieb genommen worden. Stadtdirektor Dr. Frank Burbulla informierte bei einem Pressegespräch am Donnerstag, 16. April 2026, über das neue Verfahren.

Die Box steht im Foyer der Ausländerbehörde im Haus vier des Shamrockparks, Shamrockring 1, und bietet den Nutzenden die Möglichkeit, die Chipkarten der elektronischen Aufenthaltstitel (eAT) sowie Reiseausweise für Ausländer*innen auch außerhalb der regulären Bürozeiten abzuholen. Der Service ist seit Anfang April verfügbar.

„Die ersten Rückmeldungen sind überaus positiv“, erklärte der Stadtdirektor. Er betonte die Bedeutung der neuen Lösung: „Mit dieser Ausgabebox gehen wir einen wichtigen Schritt in Richtung digitaler Verwaltung. Wir zeigen, wie flexibel und bürgernah eine moderne Stadtverwaltung sein kann. Die neue Lösung spart Zeit, vereinfacht die Abläufe insbesondere, weil ab sofort eine Terminvereinbarung zur Abholung in der Regel nicht mehr erforderlich ist. Dadurch wird der Service für die Menschen deutlich verbessert.“

Die neue Box ersetzt die Ausgabe an der Informations- und Anmeldetheke der Ausländerbehörde. Die termingebundene Ausgabe dort ist nur noch in begründeten Ausnahmefällen möglich, etwa wenn kein Mobiltelefon vorhanden ist oder eine erhebliche Gehbehinderung vorliegt. Bei letzterem Punkt arbeitet die Stadt bereits an der Verbesserung der Barrierefreiheit. So ist die Errichtung einer entsprechenden Rampe bereits beauftragt.

So funktioniert das Verfahren

Voraussetzung für die Nutzung des Service ist ein SMS-fähiges Mobiltelefon. Die Mobilfunknummer wird bei der Beantragung der Dokumente durch die Ausländerbehörde erfasst. Liegen die Dokumente zur Abholung in der Ausgabebox bereit, wird eine SMS mit einer Bestätigung und einem PIN-Code versendet. Der eigentliche Abholvorgang dauert lediglich 30 bis 60 Sekunden und erfolgt über eine sichere, zweifache Authentifizierung.

Dafür werden die hinterlegte Mobilfunknummer, der per SMS erhaltene sechsstellige PIN-Code sowie das Geburtsdatum eingegeben. Nach erfolgreicher Authentifizierung öffnet sich eines der Ausgabefächer und die Dokumente können entnommen werden. Das Fach steht gleichzeitig zur Verfügung, um die bisher genutzten Dokumente (eAT, Reiseausweis für Ausländer*innen oder Internationaler Reiseausweis für Flüchtlinge oder Staatenlose) zur Rückgabe einzulegen.

Die Abholung ist während der Öffnungszeiten des Dienstgebäudes möglich: An Werktagen montags bis freitags von 6 bis 22:30 Uhr. Durch den neuen Service entfällt die bisher notwendige Terminbindung vollständig. Dies führt zu einer deutlich höheren Flexibilität für die Nutzenden sowie zu einer spürbaren Beschleunigung des Verfahrens. Der gesamte Ausgabeprozess verkürzt sich um etwa zwei bis drei Wochen. Die Dokumente werden für einen Zeitraum von zehn Tagen in der Ausgabebox bereitgehalten. Erfolgt in dieser Zeit keine Abholung, wird anschließend auf dem Postweg ein Termin zur persönlichen Abholung in der Ausländerbehörde mitgeteilt.

Ausbau der Online-Dienste der Stadt Herne

Die Stadt Herne rollt die Online-Terminverwaltung für weitere Fachbereiche konsequent weiter aus. Ursprünglich gab es Online-Termine im Bürgerservice und in der Kfz-Zulassungs- und Führerscheinstelle, mittlerweile auch in der Ausländerbehörde, in der Wohngeldstelle, im Gesundheitsamt und in der Volkshochschule. Das Angebot wird bis Ende 2026 ausgebaut.

Herne war 2024 eine der acht Pilotkommunen in NRW, welche als erste die elektronische Wohnsitzmeldung eingeführt hat. Somit können sich Bürger*innen komplett online ummelden, beziehungsweise anmelden und brauchen nicht mehr persönlich vorsprechen. Ähnlich verhält es sich bei Parkausweisen für Bewohner*innen, beim Untersuchungsberechtigungsschein, bei der Hundesteuer oder bei der Hygiene-Belehrung. All diese Dienste lassen sich vollständig bequem von zu Hause aus durchführen und eine persönliche Vorsprache entfällt. Auch hier wird das Angebot konsequent weiterentwickelt.