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Stadt Herne
Friedrich-Ebert-Platz 2
44623 Herne

Telefon: 00 49 23 23 / 16 - 0
Telefax: 00 49 23 23 / 16 - 21 00

E-Mail: info@herne.de
Internet: www.herne.de

Die Stadt Herne ist eine Körperschaft des Öffentlichen Rechts.

Sie wird vertreten durch den Oberbürgermeister Dr. Frank Dudda.

Umsatzsteuer-Identifikationsnummer: DE 125416650

Verantwortlicher im Sinne des Mediendienste-Staatsvertrages: Christoph Hüsken

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Die Stadt Herne bietet Möglichkeiten zur elektronischen Kommunikation an. Für den Bereich der Verwaltungsverfahren richtet sich die elektronische Kommunikation nach § 3 a des Verwaltungsverfahrensgesetzes. Danach ist die Übermittlung elektronischer Dokumente zulässig, soweit der Empfänger hierfür einen Zugang eröffnet hat.

Rechtsverbindliche E-Mails an die Stadt Herne

Die Nutzung von E-Mail im täglichen Geschäftsleben wird immer selbstverständlicher. Die Kommunikation über E-Mail verschafft insbesondere Zeitvorteile auf Seiten des Versenders und des Empfängers. Mit der Stadt Herne kann bereits seit Jahren elektronisch in Kontakt getreten werden. Alle Organisationseinheiten und Mitarbeiter/-innen der Stadtverwaltung sind über E-Mail direkt erreichbar.

Rechtsverbindliche E-Mails können über die zentrale E-Mail-Adresse vps@herne.de an die Stadt gesandt werden. Rechtsverbindlichkeit ergibt sich dann, wenn durch Gesetz die Schriftform mit eigenhändiger Unterschrift vorgeschrieben ist. Die geforderte Unterschrift kann durch die sogenannte elektronische Signatur ersetzt werden. Die bei der Stadt Herne eingehende elektronische Form entwickelt dabei die gleiche Rechtswirkung wie die unterschriebene Papierform.

Des Weiteren können die Nachrichten an die Stadtverwaltung zur Sicherung der Vertraulichkeit verschlüsselt versandt werden. Dadurch ist ausgeschlossen, dass E-Mails mit schutzwürdigen Inhalten von Unbefugten mitgelesen oder unbemerkt manipuliert werden. Um die technischen Neuerungen umsetzen zu können, hat die Stadt Herne eine Virtuelle Poststelle, kurz: VPS, eingerichtet.

Alternativ kann auch durch De-Mail in der Sendevariante mit bestätigter sicherer Anmeldung nach dem De-Mail-Gesetz verwendet werden. Die De-Mail-Adresse lautet: info@herne.de-mail.de .

Rahmenbedingungen zur elektronischen Kommunikation im Verwaltungsverfahren

Nach den verwaltungsrechtlichen Vorschriften (§ 3 a Verwaltungsverfahrensgesetz für das Land Nordrhein-Westfalen - VwVfG NRW) ist die rechtsverbindliche elektronische Kommunikation im Verwaltungsverfahren möglich, soweit der Empfänger hierfür einen Zugang eröffnet hat. Gemäß § 126 a BGB gilt entsprechendes im Privatrecht.

Der elektronische Zugang (die Übermittlung elektronischer Dokumente) zur Verwaltung der Stadt Herne für eine rechtsverbindliche elektronische Kommunikation zwischen Bürgerinnen, Bürgern, juristischen Personen des privaten und öffentlichen Rechts und der Stadtverwaltung im Sinne des § 3 a VwVfG NRW ist eröffnet.

Rechtsverbindliche Mitteilungen und Dokumente können über die Virtuelle Poststelle (VPS) der Stadt Herne elektronisch an die Stadtverwaltung gesandt werden. Die für viele Behördenvorgänge benötigte eigenhändige Unterschrift wird hierbei durch die „qualifizierte elektronische Signatur" oder Verwendung einer gültigen De-Mail-Adresse ersetzt.

Die Gesamtgröße der eingehenden E-Mails ist auf 20 MB begrenzt. Größere E-Mails werden automatisch abgelehnt.

Zur Sicherung der Vertraulichkeit Ihrer Mitteilungen können Sie verschlüsselte Nachrichten an uns senden. Folgende Verschlüsselungsverfahren werden seitens der Stadt Herne unterstützt.

• S/MIME
• PGP

Für die Verschlüsselung benötigen Sie unseren sogenannten „Öffentlichen Schlüssel". Dieser steht unter dem Punkt „Downloads" in der rechten Spalte auf dieser Seite zum Herunterladen bereit.
Sollten bei der Entschlüsselung Schwierigkeiten auftreten, so werden Sie seitens der Stadtverwaltung über die damit verbundenen Konsequenzen informiert.

Eine durch Rechtsvorschrift angeordnete Schriftform kann in vielen Fällen durch die sogenannte „elektronische Form" ersetzt werden. Dies bedeutet, dass ein Dokument mit einer qualifizierten elektronischen Signatur nach dem Signaturgesetz versehen sein muss. Die Stadt Herne kann zurzeit Signaturen folgender Zertifizierungsdiensteanbieter (Trust Center) auf Echtheit und Gültigkeit prüfen:

• S-Trust
• DATEV eG
• D-Trust
• TeleSec
• TC TrustCenter
• Deutsche Post Com

Wir bitten um Verständnis, dass wir derzeit Signaturen anderer Anbieter nicht zulassen können. Sofern Sie andere Signaturen als die vorstehend genannten verwenden, wird die Schriftform dadurch nicht ersetzt!

Sollten Sie noch nicht die Technik der elektronischen Kommunikation nutzen können, bitten wir Sie - wie bisher - auf die papiergebundene Kommunikation zurückzugreifen.

Werden im Zuge der Umsetzung von E-Government-Anwendungen abweichende oder weitere Möglichkeiten eröffnet, so werden Sie an dieser Stelle beziehungsweise in geeigneter Weise informiert.

Sollten Sie E-Mails mit Dateianhängen an die Stadtverwaltung versenden, so beachten Sie bitte, dass die Verwaltung nicht alle auf dem Markt gängigen Dateiformate und Anwendungen unterstützen kann.

Folgende Dateiformate können bearbeitet werden:

• Adobe Acrobat bis Version 8 (.pdf)
• Rich Text Format (.rtf)
• Textdateien im Format ASCII (.txt)
• Microsoft Word bis Version 2003 (.doc)
• Microsoft Excel bis Version 2003 (.xls)
• Microsoft Powerpoint bis Version 2003 (.ppt, .pps)
• Joint Picture Export Group (.jpg oder .jpeg)
• Bilddateien im Tagged Image File Format (.tif)

Weitere Formate sind nur mit ausdrücklicher Zustimmung der Stadtverwaltung zulässig. Verwenden Sie Dateiformate, die von den vorgenannten abweichen, so kann Ihre Mail nicht bearbeitet werden. Bitte beachten Sie, dass diese Liste - soweit erforderlich - laufend aktualisiert wird.

Ist Ihre E-Mail nicht verarbeitbar, werden Sie schnellstmöglich darüber informiert. Dieser Fall kann zum Beispiel durch Computerviren, allgemeine technische Probleme oder Abweichungen von den vorstehenden technischen Rahmenbedingungen ausgelöst werden.

Die vorgenannten Hinweise gelten nur für die Kommunikation mit der Stadt Herne und gelten nicht für Verweise auf Angebote von Dritten, wie zum Beispiel anderen Behörden oder Institutionen.

Sollten Sie Fragen zur Verschlüsselung und elektronischen Signatur haben, wenden Sie sich bitte an die Hotline der Stadt Herne ( hotlineeingang@herne.de ), Telefon 0 23 23 / 16 - 12 34.

Mit Umstellung auf die elektronische Rechnungsbearbeitung setzt die Stadt Herne auf neue, standardisierte Rechnungswege. Hierfür sowie zur Eröffnung des elektronischen Rechnungswegs gelten die folgenden Bedingungen. Diese gelten ergänzend zur (EU) VOB/A, VgV, UVgO, GWB sowie den zusätzlichen Vertragsbedingungen der Stadt Herne (ZVB).

Elektronische Rechnungen

Gemäß der Verordnung zur Ausgestaltung des elektronischen Rechnungsverkehrs nach § 7a des E-Government-Gesetzes Nordrhein-Westfalen (E-Rechnungsverordnung NRW) vom 13. August 2019 akzeptiert die Stadt Herne elektronische Rechnungen in den folgenden Formaten in der jeweils aktuell gültigen Fassung:

• Datenaustauschstandard XRechnung
• PDF/A
• PDF

Rechnungen in anderen elektronischen Formaten, die nicht den Anforderungen der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung entsprechen, werden als nicht prüf- und verarbeitungsfähig direkt abgewiesen.

Elektronische Rechnungen sind über geeignete E-Rechnungsportale (beispielsweise E-Rechnungsportal NRW) einzureichen oder können direkt an die folgende zentrale Adresse geschickt werden: Rechnungseingang@herne.de

Je E-Mail kann nur eine Rechnung (inklusive Anlagen, siehe Punkt 4) verarbeitet werden. Alle rechnungsrelevanten Daten müssen den Anhängen (Rechnung und Anlagen) zu entnehmen sein.

Gemäß E-Rechnungsverordnung NRW hat die elektronische Rechnung neben den umsatzsteuerrechtlichen Rechnungsbestandteilen mindestens folgende Angaben zu enthalten:

1. die Identifikationsnummer/Leitweg-ID der Stadt Herne: 05916-31001-97
2. Ihre Bankverbindungsdaten,
3. Ihre Zahlungsbedingungen,
4. Ihre E-Mail- oder De-Mail-Adresse sowie
5. die Auftragsnummer (siehe unten)

Papierrechnungen

Der postalische Weg ist weiterhin offen. Rechnungen in nicht-elektronischen Formaten sind unter der folgenden zentralen Rechnungsanschrift einzureichen:

Stadt Herne
Zentraler Rechnungseingang
44604 Herne
Postfach 10 14 05

Auftragsnummern

Damit Rechnungen elektronisch bearbeitet werden können, vergibt die Stadt Herne ab sofort standardisiert strukturierte Auftragsnummern, die dem folgenden Muster folgen: F[5 Ziffern]M[9 Ziffern]P[3 Ziffern]

Diese Auftragsnummern sind ab sofort auf den zum Auftrag zugehörigen Rechnungen anzugeben, damit Ihre Rechnung verarbeitet werden kann.

Anlagen

Wenn Sie E-Mails mit mehreren Dokumenten zur Rechnung verschicken, gelten folgende Namenskonventionen:

• das Rechnungsdokument selbst darf nicht mit „Anhang“ benannt sein
• die Dokumentnamen der Anlagen zur Rechnung müssen mit „Anhang“ beginnen

Großformatige Anlagen größer als DIN A 3 sollten vorrangig in elektronischem Format (gegebenenfalls auch auf Datenträgern) eingereicht werden. Die Gesamtgröße der eingehenden E-Mails ist auf 20 MByte begrenzt. Größere E-Mails werden automatisch abgelehnt.

Die Stadt Herne bemüht sich, dass die in ihrer Internet-Präsentation enthaltenen Informationen und Daten zutreffend sind. Eine Haftung oder Garantie für die Aktualität, Richtigkeit und Vollständigkeit der zur Verfügung gestellten Informationen und Daten ist jedoch ausgeschlossen. Dies gilt ebenso für alle anderen Websites, auf die mittels eines Hyperlinks verwiesen wird. Die Stadt Herne ist für den Inhalt solcher Websites ebenfalls nicht verantwortlich.

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