Das Stadtarchiv steht grundsätzlich allen interessierten Menschen offen. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter beraten und betreuen die Besucherinnen und Besucher im Lesesaal (Raum 120) des Stadtarchivs. Für Recherchen stellt das Stadtarchiv Findmittel, wie beispielsweise Register und Karteikarten bereit. Selbstverständlich werden auch schriftliche und telefonische Anfragen beantwortet.
Das Stadtarchiv erwirbt Unterlagen nichtstädtischer Herkunft und ergänzt seine Sammlungsbestände. Die auf lokal- und landesgeschichtlich spezialisierte Archivbibliothek wird ergänzt und gepflegt. Das Archiv ordnet und verzeichnet das eingelagerte Archiv- und Sammlungsgut und erstellt Findmittel. Das Archiv- und Sammlungsgut wird konservatorisch und restauratorisch behandelt.
Das Stadtarchiv erforscht die Herner Lokalgeschichte und publiziert die gewonnenen Erkenntnisse. Auch werden öffentliche Vorträge zur Stadtgeschichte gehalten. Ferner wird die Lokalgeschichte durch die inhaltliche Erarbeitung, Gestaltung und Umsetzung von eigenen und anderen Ausstellungen vermittelt. Archivführungen, Ausstellungsführungen, Stadtführungen und -rundfahrten gehören ebenfalls zum lokalgeschichtlichen Angebot.
Im Rahmen der historischen Bildungsarbeit bietet das Stadtarchiv für alle Altersgruppen Möglichkeiten zum Erleben und Lernen der lokalen Geschichte an. Besonderer Wert wird auf archivpädagogische Veranstaltungen und Projekte mit Herner Schulen aller Jahrgangsstufen gelegt.
Kooperationen mit Geschichts- und anderen lokalen Vereinen und Gruppen werden vom Stadtarchiv angestrebt. Das Stadtarchiv erfasst und bewertet Archivgut aus den städtischen Fachbereichen, Dienststellen und Einrichtungen. Gleiches geschieht mit Sammlungsgut aus der Wirtschaft, von Vereinen, Privatpersonen u.a.